Datenschutzbestimmungen für Lime Survey

Das IT-Servicezentrum der MLU Halle-Wittenberg stellt die notwendigen technischen Voraussetzungen zum Betreiben des Umfragetools Lime Survey zur Verfügung. In diesen Datenschutzbestimmungen finden Sie notwendige Informationen darüber, wie, wozu und in welchem Umfang Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden. Im Übrigen gilt die Datenschutzerklärung der Martin-Luther-Universität Halle Wittenberg.

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die: Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, vertreten durch das Rektorat Universitätsplatz 10, 06108 Halle Deutschland

• Telefon: +49 (0)345 55 20

• Fax: +49 (0)345 55 27 077

• E-Mail: info@uni-halle.de

• Internet: www.uni-halle.de

Die:Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist zu erreichen unter:

• Telefon: +49 (0) 345 55-21014

• E-Mail: datenschutz@uni-halle.de

Verarbeitet werden personenbezogene Daten aus dem Dienst-, Mitglieds- oder Angehörigenverhältnis der betroffenen Person für das Beantworten und Verwalten von Umfragen. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei zu Authentifizierungszwecken am System und sind erforderlich um einen technisch reibungslosen und sicheren Betrieb zu gewährleisten. Für Beschäftigte erfolgt die vorbenannte Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 88 DSGVO iVm § 26 DSAG LSA, für sonstige Angehörige und Mitglieder der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO iVm. § 119 HSG LSA, sowie § 3 HSG LSA. Für die Beantwortung von Umfragen erhobene personenbezogene Daten erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DGSVO.

Die Nutzung von LimeSurvey setzt das Speichern folgender Daten (Pflichtangaben) voraus:

• Umfrage-Admins: Nutzerkennzeichen, automatisch generiertes Passwort vom LimeSurvey-Dienst, Vorname, Nachname, E-Mail, IP-Adresse (unter Angabe des letzten Login-Datums) zum Zweck der Authentifizierung am System, der Sicherung der Inhalte sowie zur Kommunikation

• Umfrageteilnehmer: bei nicht anonymisierten Umfragen werden im Falle eines Datenexport E-Mail-Adressen und Antworten gespeichert.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webanwendung an den Rechner der Nutzer*innen zu ermöglichen. Ferner ist die vorübergehende Speicherung der Server-Logdateien erforderlich, um Fehler- oder Problemanalysen durchführen zu können und dient unserem berechtigten Interesse am störungsfreien Betrieb der IT-Dienstleistungen der Universität.

Auf diese Daten haben folgende Personen einen Zugriff:

Die Nutzung von LimeSurvey setzt das Speichern folgender Daten (Pflichtangaben) voraus:

• System-Admins: Zugriff auf alle Daten der Umfrage-Admins und Umfragen (Fragenkatalog) sowie bei nicht anonymisierten Umfragen (Fragenkatalog) auf die E-Mail-Adressen und die Antworten und Umfrageteilnehmer im Falle eines Datenexports aus LimeSurvey allein zur Fehlerbehebung und Wartung von LimeSurvey

• Umfrage-Admins: E-Mail-Adressen der Umfrage-Teilnehmer:innen und Antworten

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht.

Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

Die Löschung der Daten erfolgt auf Grundlage folgender Festlegungen:

• Die Nutzung des Dienstes LimeSurvey endet mit der Erfüllung des Zwecks, zu dem Daten für Online-Umfragen erhoben worden sind. Die Löschfrist beträgt 6 Monate nach Ablauf der Umfrage - anschließend werden die Umfragen (Fragenkatalog) sowie bei nicht anonymisierten Umfragen, die E-Mail-Adressen der Umfrageteilnehmer gelöscht.

• Zur erleichterten Erstellung einer neuen Umfrage zu späterem Zeitpunkt, können die vorher erstellten Umfragen exportiert und später importiert werden (vorausgesetzt die jeweils verwendeten Versionen sind kompatibel, die Version ist nach Anmeldung über dem Link zum Impressum ersichtlich).

• Die Löschung der personenbezogenen Daten inaktiver Umfrage-Admins erfolgt unabhängig möglicherweise ausstehender Zweckerfüllungen aus Umfragen spätestens 5 Jahre nach der letztmaligen Nutzung von LimeSurvey (eine nochmalige Nutzung von LimeSurvey erfordert dann eine erneute Registrierung).

• Zudem kann die Nutzung von LimeSurvey als Umfrage-Admins jederzeit via E-Mail: umfrage@itz.uni-halle.de widerrufen werden, um Löschung zu veranlassen.

Vorübergehend gespeicherte Daten, wie die Server-Logdateien und IP-Adresse werden nach 30 Tagen gelöscht.

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Zur Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit bitten wir um entsprechende Anfrage unter datenschutz@itz.uni-halle.de mit dem jeweiligen Betreff „Auskunft LimeSurvey“, „Berichtigung LimeSurvey“, „Löschung LimeSurvey“, „Einschränkung LimeSurvey“ bzw. „Datenübertragbarkeit LimeSurvey“.

Im Falle von Einschränkungen der Verarbeitung Ihrer Daten, ist eine individuelle Prüfung über die weitere Nutzbarkeit des vollen Funktionsumfangs von LimeSurvey nötig.

Der Widerspruch zur Speicherung von personenbezogenen Daten (Pflichtangaben) in LimeSurvey ist zu richten an widerspruch@itz.uni-halle.de mit Betreff „Widerspruch LimeSurvey“. Ihre Daten werden dann gelöscht, eine weitere Nutzung von LimeSurvey erfordert die erneute Registrierung.

Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung der Ihnen zuzuordnenden personenbezogenen Daten erteilt haben, steht Ihnen das Recht zu, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Im Fall des Widerrufes können Sie allerdings ggf. das Umfragetool LimeSurvey nicht mehr nutzen, da dieses die Grundlage der Datenverarbeitung darstellt.

Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt, steht Ihnen das Recht zu, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben zu ändern. Nutzer werden über Änderungen der Datenschutzbestimmungen per E-Mail benachrichtigt. Durch die fortgesetzte Nutzung der Dienste nach der Veröffentlichung von Änderungen erklären Sie sich mit den aktualisierten Datenschutzbestimmungen einverstanden.